Od 1 kwietnia 2025 roku w Polsce wchodzi w życie obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń. Oznacza to, że firmy będą musiały odbierać korespondencję urzędową drogą elektroniczną, a tradycyjna poczta zostanie zastąpiona przez nowoczesne rozwiązania cyfrowe. Jeśli jeszcze nie słyszałeś o tym obowiązku lub chcesz dowiedzieć się, czy wpłynie on na Twoją działalność, przeczytaj poniższy artykuł.
Tego dowiesz się w tym artykule:
- Czym są e-Doręczenia?
- Kogo obowiązuje nowy przepis?
- Jakie obowiązki mają przedsiębiorcy?
- Korzyści z e-Doręczeń
- Co się stanie, jeśli nie założysz adresu e-Doręczeń?
- Koszty związane z e-Doręczeniami
- Podsumowanie
1. Czym są e-Doręczenia
E-Doręczenia to nowoczesna usługa, która umożliwia odbieranie, wysyłanie i przechowywanie korespondencji urzędowej w formie elektronicznej. Została ona wprowadzona po to, aby uprościć procesy administracyjne i zapewnić przedsiębiorcom oraz instytucjom publicznym bezpieczną i wygodną formę komunikacji. Dzięki e-Doręczeniom przedsiębiorcy będą mogli odbierać dokumenty urzędowe, takie jak wezwania, decyzje, czy pisma sądowe, w sposób szybki i bezpieczny.
2. Kogo obowiązuje nowy przepis?
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń dotyczy wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
- Firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku muszą założyć adres e-Doręczeń do 1 kwietnia 2025 roku.
- Firmy zarejestrowane w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku będą miały czas do 1 października 2026 roku na założenie adresu e-Doręczeń.
- Nowi przedsiębiorcy (rejestrujący działalność po 1 stycznia 2025 roku) będą musieli zakładać adresy e-Doręczeń już podczas rejestracji firmy.
3. Jakie obowiązki mają przedsiębiorcy?
Przedsiębiorcy, którzy zostaną objęci obowiązkiem e-Doręczeń, będą musieli:
- Założyć adres e-Doręczeń – aby zacząć korzystać z systemu, konieczne jest założenie adresu do e-Doręczeń na platformie Biznes.gov.pl.
- Pobierać korespondencję urzędową – od momentu aktywacji, wszystkie pisma urzędowe będą trafiały na ten adres.
- Zarządzać skrzynką e-Doręczeń – firma będzie mogła samodzielnie zarządzać swoimi adresami, lub wyznaczyć administratora, który będzie odpowiedzialny za odbieranie wiadomości.
4. Korzyści z e-Doręczeń
Korzyśći które płyną z korzystania z systemu e-Doręczeń to miedzy innymi:
- Szybkość i wygoda: Odbiór korespondencji urzędowej odbywa się natychmiastowo, bez konieczności czekania na dostarczenie tradycyjnym listem.
- Bezpieczeństwo: Korespondencja jest przesyłana w formie zaszyfrowanej, co zapewnia pełne bezpieczeństwo danych.
- Potwierdzenie odbioru: Jak w przypadku tradycyjnych listów poleconych, e-Doręczenia oferują potwierdzenie odbioru, co daje pewność, że dokumenty zostały odebrane.
5. Co się stanie, jeśli nie założysz adresu e-Doręczeń?
Przedsiębiorcy, którzy nie założą obowiązkowego adresu e-Doręczeń w wymaganym terminie, będą narażeni na otrzymywanie korespondencji wyłącznie w formie tradycyjnej (papierowej). Może to powodować opóźnienia w dostępie do istotnych dokumentów urzędowych, co w konsekwencji może prowadzić do problemów z przestrzeganiem terminów czy niewykonaniem obowiązków.
6. Koszty związane z e-Doręczeniami
Sam proces zakładania adresu e-Doręczeń jest bezpłatny. Jedyną opłatą, którą możesz ponieść, jest opłata skarbowa, jeśli składasz wniosek przez pełnomocnika. Koszt takiej opłaty to 17 zł.
7. Podsumowanie
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń to krok w stronę nowoczesnej administracji, który umożliwi przedsiębiorcom szybszy i bardziej bezpieczny dostęp do korespondencji urzędowej. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak założyć adres e-Doręczeń, sprawdź nasz artykuł: „Jak założyć adres e-Doręczeń? Krok po kroku” lub zapoznaj się z instrukcją dostępną na stronie Biznes.gov.pl.